Rekrytema

Riktlinjer & Kodex

Artikel från: Rekrytema – Human Resource.
Ämne: Testetik, Riktlinjer och kodex vid test och analys, rekryteringsanalys.

REKRYTEMA RIKTLINJER OCH KODEX

(I samband med analyser och annan testservice)
För medarbetare på Rekrytema Sweden AB.

Syfte: Att säkerställa att våra analystjänster utförs på ett etiskt och kompetent sätt, för att skapa trygghet för den som testas, tillförlitlighet i vår service och att vidmakthålla en hög kvalitetsnivå.

KOMPETENSKRAV
KUNSKAPSNIVÅ FORDRAD VID UTVÄRDERING AV JOBMATCH-ANALYSER:

§1 Att kontinuerligt se till att alla utvärderare håller eller fortbildas mot en hög kunskapsnivå om de analysredskap som används, med följande krav:

a. Att alla som ger muntlig eller skriftlig utvärdering i samband med våra betalda tjänster har genomgått Rekrytemas samlade kunskapsmaterial om JobMatch-analys och Logikanalys, med uppnådd kompetensnivå som Professionell utvärderare (se definitioner för de olika utbildningsnivåerna nedan).

b. Att medarbetare som arbetar med personalutveckling, managementutbildning, teambuilding och liknande inom Rekrytemas ramar och kontinuerligt använder JobMatch-analysen som redskap häruti, har uppnått kompetensnivån Professionell utvärderare.

c. Att samtliga som tillhandahåller kostnadsfri feedback till kandidat eller presumtiv kund, eller använder Jobmatch-analysen i demonstrativt syfte är kvalificerade utvärderare och kontinuerligt fortbildar sig mot professionell nivå.
Att all övrig personal på Rekrytema Sweden AB håller Elementärnivå.
Utbildningsnivåer – definitioner.

Professionell utvärderare: Rekrytemas JobMatch-manual (vårt utbildningsmaterial om JobMatch-analysen) är till fullo genomläst och förstådd. De enskilda dragen och samtliga syndrom skall ha övats till full igenkänning och angivande av innebörd. När detta uppnåtts skall förståelsen av materialet och den fulla säkerheten i angivandet av syndrom kontrolleras av någon annan på Professionell nivå.

För att Professionell nivå skall anses permanent, skall också en praktikperiod följa. Omfattning och omfång bör ligga på omkring 3 månader vid heltid och runt 6 månader vid praktik på deltid, beroende på hur omfattande den dagliga tillämpningen är. Då praktikanttjänstgöring av någon, till professionell nivå, sker under överinseende av Professionell utvärderare, är det upp till denne att avgöra när praktikantskapet är godkänt (se också om ””kontrollblad”" nedan). Praktikantskapet skiljer sig också något om personen främst skall syssla med skriftlig utvärdering.

Kvalificerad utvärderare: JobMatch-manualen är till fullo genomläst och förstådd. De enskilda karaktärsdragen (A-K), dess benämningar och underrubriker, skall övas. Primära syndrom skall igenkännas och anges utan dröjsmål. För övriga syndrom gäller god förståelse och hur de olika dragen kan påverka varandra, t.ex. när ett drag i viss mån upphäver, alternativt förstärker, ett annat.

Även denna kunskap skall verifieras så att den håller en tillfredsställande nivå. När allt detta bekräftats har personen status såsom Kvalificerad utvärderare. Något praktikantskap fordras inte, men överordnad har ansvar att hålla uppsikt över tillämpningen. Personen skall också arbeta vidare mot professionell status, för att få en mer komplett behärskning av syndromen.
Elementärnivå: För samtlig Rekrytemapersonal gäller en elementärnivå, dvs. att en kort presentation av Jobmatch-analysen skall kunna ges, inbegripet angivandet av några tillämpningsområden samt några exempel på vad som kan utläsas. En person med elementärnivå får dock aldrig låta sig övertalas till ett utvärderingsförsök eller själv ta sådana initiativ, vare sig det gäller kund eller ickekund, utan skall alltid hänvisa till kompetent personal. Även vid enkla förfrågningar skall erbjudas vidare information i form av demonstration av behörig konsulent eller liknande. Kurskontrollblad.

För de olika utbildningsnivåerna finns s.k. kurskontrollblad, för Kvalificerad respektive Professionell utvärderare, samt för praktikantskap, vilka steg för steg anger studieupplägg och de olika färdigheter som skall bemästras. Dessa gäller som utbildningsnorm.

Personer med kunskap utifrån:

§2 När vi anställer personer med tidigare inhämtad kunskap om olika testinstrument och ibland också långvarig praktik, kan denna kunskap/praktik tillgodoräknas, men det är upp till Rekrytemas professionella utvärderare att bedöma vilken nivå denna håller och därifrån ange vad som ytterligare kan komma att krävas. Personen krävs dock alltid till fullo ha läst och förstått Rekrytemas JobMatch-manual, då denna, förutom baskunskap, också förmedlar den specifika kunskap och erfarenhet som Rekrytema samlat på sig genom åren.

Tjänsteuppehåll:

§3 Personer som haft längre tids tjänsteuppehåll återfår inte automatiskt sin tidigare utvärderarstatus. Liksom i fallet med personer som har inhämtad kunskap utifrån, bör kunskapsnivån bedömas av professionell utvärderare jämte angivande av vad som kan tänkas fordras för att färdigheten ånyo skall anses aktuell. Härvidlag är nya utgåvor i vår JobMatch-manual särskilt att beakta.

ÖVRIG KOMPETENS
:
§4 Förutom teoretiska och praktiska kompetenskrav i JobMatch-analysens tillämpning fordras lämpliga personliga egenskaper, såsom ett positivt och genuint intresse för människor, ett väl utvecklat ansvar och omdöme, logisk förmåga, samt intresse för kunskapsutveckling. Utbildning skall inte påbörjas om personen bedöms brista i något av dessa avseenden, och personer med redan uppnådd behörighet kan förlora sin behörighet om flagranta brister eller upprepade förseelser kommer i dagen vid ett senare skede.

§5 Vidare gäller att våra nyckelpersoner inom kundservice, med permanent befattning såsom utvärderare, rekryteringskonsult etc, skall ha inhämtat tidigare kunskap och erfarenhet inom området human resource samt besitta generell och bred arbetslivserfarenhet.

ATT HÅLLA VÅR KNOW-HOW À JOUR:

Gäller främst Rekryterings- och testavdelningen, se dock §12 andra stycket och §18 för samtliga konsulenter.
Vår samlade kunskapsnivå om analyser, så som de används i Rekrytema, har under årens lopp nått en avsevärd nivå. Oaktat detta får vi aldrig stagnera eller fastna i våra tankesätt eller anse att det inte finns mer att inhämta; ej heller glömma att vår väldokumenterade erfarenhet bidragit till vår framgång.

Särskild uppmärksamhet skall därför läggas vid följande punkter.

NYA OBSERVATIONER:

§6 Att ha öppenhet för nya observationer rörande enskilda drag eller kombinationer därav (syndrom). En enstaka observation lägges ingen vikt vid, liksom diverse åsikter och tyckanden ej heller får klassas såsom observation, men återkommer samma observation mer än en gång, bör denna nedtecknas och skickas till ansvarig på Rekryterings- och testavdelningen, eller kvalitetsuppföljare, vilka också ansvarar för JobMatch-manualen. Om den nya observationen bedöms som faktiskt varande ny (och inte redan täcks av befintligt material) och är av belysande art, delges den permanenta utvärderare. När dessa sedan fått observationen bekräftad i flertalet utvärderingar, företrädesvis vid internanalyser till befintlig personal eller till nära chef/utvecklingsansvarig, vid ev. referenstagningar osv, och att denna bekräftelse är så pass vittomfattande att den kan anses som regel snarare än undantag, så införs den nya observationen i Rekrytemas JobMatch-manual.

§7 Att liksom i ovanstående punkt vara öppen för observationer som gäller relevant kringinformation vid redan känt syndrom eller drag. Detta kan gälla ””syndrom x är lätt att få verifierat genom följande frågeställning …”", ””… är mer framträdande när också punkten X är låg/hög …”", ””… yttrar sig annorlunda vid följande omständigheter … ”” osv osv. Kulturella observationer och avvikelser kan ingå. Vidare gäller att observationen ej heller här får handla om enstaka tyckanden och tänkanden, men finns visst underlag för den, nedtecknas observationen och behandlas enligt samma rutiner såsom i §6 ovan.

§8 Att om något redan känt drag eller syndrom inte vinner gehör eller verkar stämma under en utvärdering – och allt efter §24 under rubrik ””Bemötande”" har tillämpats – så tas saken först upp med professionell utvärderare, företrädesvis kvalitets- eller rekryteringsansvarig. Han/hon kan som första åtgärd behöva kontrollera att vårt know-how faktiskt har tillämpats korrekt, inbegripet ev. korrigeringsåtgärder på detta. Har allt från vår sida tillämpats riktigt görs en gemensam analys av vad problemet kan ha berott på. Vikt läggs vid om något annat drag framgår som kan ha varit förklaringen. Observationen nedtecknas, och permanenta testutvärderare prövar den nya observationen på samma sätt såsom i §6 och §7 ovan.

§9 Vidare gäller att om en ny observation, kringinformation etc, inte kan bekräftas i en prövning och därför inte föranleder någon korrigering eller något tillägg i JMPA-manual, förklaras denna observation såsom trots allt varande en enstaka tillfällighet alternativt tillskrives felmarginalen. Märk dock att om problemet uppkommer fler gånger så är det ingen enstaka tillfällighet eller åsikt, och vår felmarginal måste hållas på ett minimum. Vi måste då ta upp avvikelsen eller felmarginalen i sig, och utge den som ett tillägg eller modifikation, för att vi i vår utvärdering skall vara medvetna om att det finns en avvikelseprocent i området i fråga.
Ändringar mm:

§10 Alla ändringar, tillägg eller rättelser i JobMatch-manualen, utges ofördröjligen till samtliga innehavare av JobMatch-manualen. Stickprovskontroller kan komma att göras på att ändringar faktiskt har införts i manualerna, så att dessa hålles aktuella.

§11 Det åligger alla utvärderare att läsa all ny information inom rimlig tid, max en vecka. Vid viktigare ändringar kan även en kunskapskontroll företas. KVALITETSUPPFÖLJNINGAR:
Ett av våra främsta vapen att hålla vår know how à jour är kontinuerliga kvalitetsundersökningar. Syftet med kvalitetsuppföljningar är att säkerställa att våra kunder får en korrekt service, som de lätt kan ta till sig och som de känner är dem till hjälp.

§12 Det åligger alla utvärderare och konsulenter att bibehålla lyhördhet i sin kommunikation med kunder ang. hur de uppfattar sin service – vare sig detta hålles på en mer allmän intressenivå eller i förekommande fall är av mer specifik art som när man t.ex. gör en uppföljning på en tidigare rekrytering. Allt detta är av oerhörd vikt för oss som ett omedelbart mått på kundtillfredsställelse.
I detta åligger det samtlig Rekrytema-personal att notera ev. missnöje i samband med vår service, inbegripet en kort sammanfattning av problemets art, och skicka denna anmärkning till kvalitetsansvarig för testavdelning. (Ev. problem vad gäller kurser och seminarier hanteras av kursavdelningen.) Vid enklare fall, om personen som mottar klagomålet känner sig kompetent, kan givetvis en omedelbar kvalitetsåtgärd göras. Förhållandet måste dock, oavsett om det gällt brister i vår tillämpning, informeras till kvalitetsansvarig.

§13 Vidare skall Rekrytemas testavdelning kontinuerligt utsända kvalitetsundersökningsformulär till samtliga testkunder. För nya kunder skall detta ske tidigast fyra månader efter utnyttjad tjänst, för att en faktiskt bedömning skall kunna göras; vidare gäller att utskick görs vid minst ett, maximalt två, tillfällen per år till en och samma kund, under förutsättning att vi anlitats sedan senaste utskick.

§14 På kvalitetsundersökningsformuläret har kund möjlighet att skriftligen ge kommentarer, värdering och feedback på vår service. Formuläret är utformat så att kund känner sig manad att uppge ev. avvikelser mellan bedömning av kandidat och faktiskt uppträdande och prestation, eller, vid Jobmatch-analyser av befintlig personal, generellt om något avvek eller något framträdande i personligheten inte belystes. För värdering skall kund uppmuntras att betygsätta oss inom ett antal relevanta områden. Denna betygssättning skall även omfatta bemötande, vår förmåga att vara begripliga, leveranshastighet etc. Bifogat kvalitetsuppföljningsformuläret följer ett portofritt svarskuvert, för att uppmuntra hög svarsfrekvens.

§15 Kvalitetsuppföljning skall ske av allt missnöje eller alla avvikelser av vikt som framkommer på kvalitets-undersökningsformulären eller som uppmärksammats på annat sätt. Denna utförs av kvalitetschefen (som dock i förekommande fall kan skicka saken vidare till annan person) och åtgärden inbegriper uppföljningssamtal för klargörande av problemet med kund, ev. korrigeringar av personal eller internundersökning, eller annat som kan anses tillbörligt. Här bör också punkterna under rubrik ””Vår begränsning”" (§19) beaktas, dvs kunden bör vara medveten om att Jobmatch-analysen inte är den allenarådande faktorn i anställningssammanhang.

§16 Kvalitetsuppföljning och feedback är som sagt en viktig källa till att hålla vår know-how à jour – därav följer att paragraferna 6-9 alltid skall tillämpas vid behov.

§17 Vidare skall kvalitetsuppföljare, eller annan på testavdelningen, årligen sammanställa betygskriterier från inskickade kvalitetsuppföljningsformulär. För att erhålla ett mått på kundtillfredsställelse och som ett långsiktigt sätt att mäta om vi blivit sämre eller bättre på att förmedla vår service.

§18 Kvalitetsmässigt åligger det även testavdelning alternativt dataansvarig personal att utföra regelbundna (minst varje halvår) kalibreringskontroller av datasystem, så vi säkerställer att relevanta program och uträkningar aldrig blir missvisande.

VÅR BEGRÄNSNING:

§19 Förutom våra företräden, måste vi också känna till våra begränsningar och inte lova mer än vi kan hålla. Detta inbegriper att känna till:
a) begränsningar i vår service och vårt företagsupplägg som helhet
b) JobMatch-analysens inre begränsningar.
I samband med rekrytering måste framhållas att vår
analysservice är ett komplement till gängse anställnings-
förfarande (vi har dock utökad service, se nedan). Ingen kan
anställa någon enbart utifrån en analys. Kandidater bör
utväljas enligt ordinarie rutiner, med meriter, utbildning,
erfarenheter, intryck i intervjun osv som grund. JobMatch-
analysen tillämpas som ett instrument för att få fram vilken
typ av krav som kan ställas på personen och matcha dessa
mot befattningens krav. Detta utgör därefter en del av
bedömningsunderlaget – i närmare intervjuer med
kandidaten, för att göra mer riktade referenstagningar osv. Vi
ger varningar och sannolikheter, men dessa bör alltid befästas
i realiteten innan de ageras på. Märkas bör även att den
procentuella rekommendationsnivån uteslutande baserar sig
på analysresultatet, och alltså inget har att säga om
erfarenhet, meriter osv.
Med enbart JobMatch-analysen som grund kan vi inte
heller uttala oss om kandidatens intresse och motivation för
just den tjänst som åsyftas; vad vi däremot kan, är att ge en
fingervisning om personens allmänna prioriteringar och
strategi i yrkeslivet.
På liknande sätt är det allmänintelligensen som mäts i vår
Logikanalys; vi har förvisso vissa indelningar såsom
matematiskt sinne, noggrannhet, logisk uppfattningsförmåga
osv, men önskar kund att mer branschspecifik
problemlösningsförmåga och kunskap belyses, måste vi
klargöra att detta inte ligger inom vårt kompetensområde (ev.
finns branschtester att hänvisa till).

Övriga begränsningar i JobMatch-analysen ingår i en
utvärderares kunskap om drag och syndrom. Relevanta
sådana skall framgå för kund i en nyanserad utvärdering.
Slutligen skall anmärkas att när analysen används internt, vid
personalutveckling och liknande, så riktar vår utvärdering sig
inte mot att i första hand peka ut varningar eller
sannolikheter huruvida personen egenskapsmässigt har
fallenhet för en specifik tjänst, utan där tjänar analysen mer
som ett redskap att belysa vilka områden han eller hon
behöver förbättra eller tänka på osv. Frågan om JobMatch-
analysens begränsningar i detta avseende är därmed mer en
fråga om hur pass väl man kan få personen att känna att det
som delgivits honom är av värde och något han kan jobba
vidare med.

BEMÖTANDE VID UTVÄRDERING

§20 Det åligger alla utvärderare på Rekrytema, oavsett utbildningsnivå, att alltid behandla den testade med respekt, vare sig det gäller en utvärdering om vederbörande eller direkt till honom/henne.

§21 Utvärdering skall alltid utföras på ett begripligt sätt och anpassas efter kundens erfarenhet av vår analystjänst. Nya kunder får mer utförliga utvärderingar, inbegripet en presentation av det generella upplägget av analyskurvan, utvärderingstext, rekommendationsnivå, referensfrågor osv.

Alla frågor besvaras vänligt och efter bästa förmåga, allteftersom de dyker upp under utvärderingen. Vi förklarar alltid något som kunden inte förstår, tills han eller hon kan förstå det

§22 Vi betonar att resultatet skall befästas med referenser osv.

§23 Vi lämnar dörren öppen för att kunden skall kunna ringa upp igen, om han/hon har ytterligare frågor om ett resultat.

§24 Om kunden av någon anledningen inte håller med om en bedömning, är det aldrig vår sak att hävda oss eller inlåta oss i dispyter. Vi kontrollerar om det finns något annat syndrom i resultatet som vi ev. har missat och som ev. skulle kunna upphäva effekten av det vi framfört, men finns inget sådant, är vår respons istället att förklara igen, med nya ordalag, med fler exempel osv, för att ytterligare klargöra vad vi menar.

Detta gäller speciellt vid Jobmatch-analyser till befintlig personal, där ju utvärderingen inte ger personen någonting att gå vidare med om hon/han inte kan hålla med om resultatet. Ibland finns också en förklaring i själva resultatet varför personen inte kan hålla med, som kan behöva påpekas för att komma vidare (bristande svarsrealism eller självkännedom, en starkt kritisk person, mycket osäker el. dyl.). Även den allmänna inställningen till personanalyser och tester kan i förekommande fall behöva redas ut. Grundregeln är dock att vi förklarar tills personen kan se det själv och belyser ur olika aspekter.
Kvarstår en oenighet i ett rekryteringsförfarande, som inte lösts genom att förklara om punkten med fler exempel osv, kan ev. en andra åsikt av annan utvärderare behövas innan utvärderingen går vidare, men för övrigt vidhåller vi vad vi faktisk kan se och vet om JobMatch-analysen.